Finanzen
Mahnwesen
Das Mahnwesen ist der Prozess, Zahlungserinnerungen an Mitglieder zu senden, die offene überfällige Rechnungen haben. Omoplata unterstützt sowohl automatisches als auch manuelles Mahnwesen mit eskalierenden Erinnerungsstufen und hilft Ihnen dabei, unbezahlte Beiträge einzutreiben und gleichzeitig eine professionelle Beziehung zu Ihren Mitgliedern zu pflegen.
So funktioniert das Mahnwesen
Wenn eine Rechnung ihr Fälligkeitsdatum ohne Zahlung überschreitet, erhält sie den Status Überfällig. Das Mahnsystem identifiziert diese überfälligen Rechnungen und sendet entweder automatisch Erinnerungen oder ermöglicht es Ihnen, diese manuell zu versenden.
Zeitplan für Erinnerungen
Der Zeitplan für Erinnerungen folgt zwei Regeln:
- Erste Erinnerung -- wird eine konfigurierbare Anzahl von Tagen nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung versendet (Standard: 14 Tage).
- Folgende Erinnerungen -- werden nach einem konfigurierbaren Intervall ab dem tatsächlichen Versanddatum der vorherigen Erinnerung versendet (Standard: 14 Tage).
Das Intervall wird ab dem tatsächlichen Versanddatum der vorherigen Erinnerung gemessen, nicht ab dem Fälligkeitsdatum der Rechnung. Das bedeutet: Wenn eine Erinnerung einige Tage verspätet versendet wird, folgt die nächste trotzdem nach dem vollen Intervall.
Beispiel mit den Standard-14-Tage-Intervallen:
- Fälligkeitsdatum der Rechnung: 1. Januar
- Erste Erinnerung fällig: 15. Januar (14 Tage nach Fälligkeit)
- Wenn die erste Erinnerung am 20. Januar versendet wird, ist die zweite Erinnerung am 3. Februar fällig (14 Tage nach dem Versand der ersten)
Mahnstufen
Omoplata verwendet vier eskalierende Mahnstufen. Jede Stufe kann eigene Mahngebühren und Zustellmethoden haben:
| Stufe | Bezeichnung | Standard-Gebühr | Standard-Zustellung |
|---|---|---|---|
| 1 | Zahlungserinnerung | Keine | |
| 2 | Erste Mahnung | 5,00 | |
| 3 | Zweite Mahnung | 10,00 | E-Mail + Brief |
| 4 | Letzte Mahnung | 15,00 | E-Mail + Einschreiben |
Die Mahnstufe wird durch die höchste Stufe unter allen Rechnungen bestimmt, die in einer einzelnen Erinnerung enthalten sind. Jede Rechnung verfolgt ihre eigene Stufenzählung unabhängig. Wenn ein Mitglied also mehrere überfällige Rechnungen in unterschiedlichen Stadien hat, spiegelt die Gesamtmahnstufe die am weitesten fortgeschrittene wider.
Mahngebühren
Mahngebühren werden zum ursprünglichen Rechnungsbetrag hinzugerechnet. Sie sind pro Stufe konfigurierbar und können auf null gesetzt werden, wenn Sie für frühe Erinnerungen keine Gebühren erheben möchten.
Automatisches vs. manuelles Mahnwesen
Automatisches Mahnwesen
Wenn das automatische Mahnwesen aktiviert ist, prüft Omoplata täglich auf überfällige Rechnungen und versendet Erinnerungen basierend auf Ihren konfigurierten Zeitregeln. Um es zu aktivieren, schalten Sie den Schalter Automatisches Mahnwesen in Ihren Mahneinstellungen ein.
Täglich führt der automatische Prozess folgende Schritte aus:
- Alle Rechnungen im Status Überfällig werden ermittelt.
- Es wird geprüft, ob seit der letzten Erinnerung (oder seit dem Fälligkeitsdatum für die erste Erinnerung) genügend Zeit vergangen ist.
- Rechnungen werden nach Zahler gruppiert.
- Erinnerungen werden auf der entsprechenden Stufe versendet.
- Der Zustellstatus wird erfasst und die Mahnstufe jeder Rechnung wird aktualisiert.
Manuelles Mahnwesen
Auch bei aktiviertem automatischen Mahnwesen können Sie jederzeit über die Mahnseite manuell Erinnerungen versenden. Dies ist nützlich, wenn Sie einem bestimmten Mitglied sofort nachfassen möchten oder mehr Kontrolle über den Prozess haben wollen.
So versenden Sie eine manuelle Erinnerung:
- Gehen Sie zu Finanzen > Mahnwesen.
- Suchen Sie das Mitglied mit überfälligen Rechnungen.
- Wählen Sie die Rechnungen aus, die in die Erinnerung aufgenommen werden sollen.
- Klicken Sie auf Senden.
Das Mahn-Dashboard
Die Mahnseite unter Finanzen > Mahnwesen zeigt alle Mitglieder mit überfälligen Rechnungen, nach Person geordnet. Für jedes Mitglied sehen Sie:
- Name und Kontaktinformationen.
- Anzahl und Gesamtbetrag der überfälligen Rechnungen.
- Die Fälligkeitsdaten der ältesten unbezahlten Rechnungen.
- Die Historie der bereits versendeten Erinnerungen, einschließlich Zustellstatus.
Filtern
Die Mahnliste unterstützt drei Filteransichten:
- Alle -- jedes Mitglied mit überfälligen Rechnungen.
- Keine Erinnerung -- Mitglieder, die noch keine Erinnerung erhalten haben.
- Versendet -- Mitglieder, denen bereits mindestens eine Erinnerung gesendet wurde.
Sie können auch nach Mitgliedsname, E-Mail oder Rechnungsnummer suchen.
Zustellung und Nachverfolgung
Jeder Erinnerungsversand wird mit einem Zustellstatus erfasst:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Ausstehend | Erinnerung wurde erstellt, aber noch nicht versendet. |
| Gesendet | Erfolgreich versendet (E-Mail gesendet oder Brief in Auftrag gegeben). |
| Zugestellt | Zustellung bestätigt (zum Beispiel E-Mail-Lesebestätigung empfangen). |
| Fehlgeschlagen | Zustellung fehlgeschlagen (zum Beispiel E-Mail unzustellbar oder ungültige Adresse). |
Mahnwesen konfigurieren
Das gesamte Mahnverhalten wird über Einstellungen gesteuert. Die wichtigsten Einstellungen sind:
| Einstellung | Beschreibung | Standard |
|---|---|---|
| Tage bis zur ersten Erinnerung | Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung bis zum Versand der ersten Erinnerung | 14 |
| Erinnerungsintervall | Tage zwischen aufeinanderfolgenden Erinnerungen | 14 |
| Gebühr Stufe 1 | Mahngebühr für Zahlungserinnerung | Keine Gebühr |
| Gebühr Stufe 2 | Mahngebühr für erste Mahnung | 5,00 |
| Gebühr Stufe 3 | Mahngebühr für zweite Mahnung | 10,00 |
| Gebühr Stufe 4 | Mahngebühr für letzte Mahnung | 15,00 |
| Zustellung Stufe 1-4 | Zustellmethoden pro Stufe | E-Mail, E-Mail, E-Mail + Brief, E-Mail + Einschreiben |
| Automatisches Mahnwesen | Ob automatische tägliche Erinnerungen versendet werden | Aus |
Rechtliche Hinweise
Wenn Ihr Verein in Deutschland ansässig ist, beachten Sie, dass formelle Zahlungserinnerungen (Mahnungen) rechtliche Anforderungen haben. Eine gültige Mahnung sollte den Namen und die Adresse des Schuldners, die Rechnungsreferenz und das Datum, den geschuldeten Betrag, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum, eine neue Zahlungsfrist, Ihre Bankverbindung (IBAN) sowie einen Hinweis auf die Konsequenzen bei Nichtzahlung enthalten. Für die letzte Mahnung vor der Einschaltung eines Inkassounternehmens bietet der Versand per Einschreiben den stärksten Zustellnachweis.
Eskalationspfad
Wenn das Mahnwesen nicht zur Zahlung führt, sieht der typische Eskalationspfad folgendermaßen aus:
- Stufe 1 -- freundliche Zahlungserinnerung per E-Mail. Keine Gebühr.
- Stufe 2 -- erste Mahnung mit einer geringen Mahngebühr.
- Stufe 3 -- zweite Mahnung, per E-Mail und Brief versendet. Höhere Gebühr.
- Stufe 4 -- letzte Mahnung, per E-Mail und Einschreiben versendet. Höchste Gebühr. Dieser Schritt schafft einen rechtlichen Zustellnachweis.
- Inkassounternehmen -- wenn die letzte Mahnung unbeantwortet bleibt, können Sie den Fall an ein Inkassounternehmen übergeben. Mindestens eine formelle Mahnung muss versendet und deren Frist muss abgelaufen sein, bevor eskaliert wird.
Nach Erreichen der letzten Mahnstufe können Sie die Rechnung als Uneinbringlich markieren, wenn Sie auf eine weitere Eintreibung verzichten, oder als Nichtig, um sie vollständig abzuschreiben.