Wiederkehrende Ausgaben

Der Betrieb eines Kampfsportvereins bringt regelmäßige laufende Kosten mit sich -- Miete für den Trainingsraum, Versicherungsprämien, Nebenkosten, Geräte-Leasing und mehr. Mit Omoplata können Sie diese wiederkehrenden Ausgaben erfassen, sodass sie im Transaktionsbuch neben den Mitgliedschaftseinnahmen erscheinen und Ihnen einen vollständigen Überblick über die finanzielle Gesundheit Ihres Vereins geben.

Was sind wiederkehrende Ausgaben

Eine wiederkehrende Ausgabe ist ein Kostenpunkt, den Ihr Verein in einem regelmäßigen Rhythmus bezahlt. Im Gegensatz zu Mitgliedertransaktionen, die aus Mitgliedschaften generiert werden, stellen Ausgaben Geld dar, das aus dem Betrieb abfließt. Indem Sie sie in Omoplata erfassen, können Sie:

• Ihr tatsächliches Nettoeinkommen (Einnahmen minus Ausgaben) in den Transaktionsstatistiken sehen.
• Nachverfolgen, wie viel jede Kostenstelle zu Ihren Ausgaben beiträgt.
• Beobachten, ob die Ausgaben im Laufe der Zeit steigen.
• Ein realistisches Bild der Rentabilität Ihres Vereins erhalten.

Eine wiederkehrende Ausgabe erstellen

Navigieren Sie zu Finanzen > Wiederkehrende Ausgaben und klicken Sie auf den Erstellen-Button. Füllen Sie folgende Angaben aus:

• Titel -- eine kurze Bezeichnung für die Ausgabe (zum Beispiel "Hallenmiete", "Haftpflichtversicherung", "Strom").
• Beschreibung -- optionale zusätzliche Anmerkungen zur Ausgabe.
• Betrag -- die Kosten pro Vorkommnis (zum Beispiel 1.200,00 für die monatliche Miete).
• Kategorie -- die Transaktionskategorie, zu der diese Ausgabe gehört. Kategorien bestimmen den Ausgabentyp und den Standard-Mehrwertsteuersatz.
• Häufigkeit -- wie oft die Ausgabe anfällt (wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, jährlich oder in einem individuellen Intervall).
• Startdatum -- ab wann die Ausgabe beginnt. Ab diesem Datum werden Transaktionen generiert.
• Enddatum -- optional. Falls gesetzt, werden nach diesem Datum keine Transaktionen mehr generiert. Lassen Sie es für laufende Ausgaben leer.
• Bankkonto -- von welchem Bankkonto die Ausgabe bezahlt wird, falls Ihr Verein mehrere Konten nutzt.
• Disziplin -- optional. Ordnen Sie die Ausgabe einer bestimmten Disziplin zu (zum Beispiel Mattenkosten dem BJJ zuweisen) für eine detailliertere Auswertung.

Wie Ausgabentransaktionen generiert werden

Sobald eine wiederkehrende Ausgabe erstellt ist, generiert Omoplata Transaktionen automatisch basierend auf der konfigurierten Häufigkeit. Das System verwendet eine Wiederholungsregel (ähnlich wie bei Mitgliedschaftsbelastungen), um zu bestimmen, wann die nächste Transaktion erstellt werden soll.

Jede generierte Transaktion:

• Übernimmt ihren Titel von der wiederkehrenden Ausgabe.
• Verwendet Betrag, Mehrwertsteuersatz und Kategorie der wiederkehrenden Ausgabe.
• Ist mit dem Datensatz der wiederkehrenden Ausgabe verknüpft, sodass Sie sie auf ihre Quelle zurückverfolgen können.
• Erscheint im Transaktionsbuch neben allen anderen finanziellen Bewegungen.

Omoplata verfolgt, wann die letzte Transaktion für jede Ausgabe generiert wurde, und verhindert so doppelte Belastungen.

Wiederkehrende Ausgaben verwalten

Die Ausgabenliste einsehen

Die Seite für wiederkehrende Ausgaben zeigt alle Ihre aktiven Ausgaben in einer Tabelle mit folgenden Spalten:

• Beschreibung -- der Titel der Ausgabe.
• Kategorie -- die Transaktionskategorie.
• Häufigkeit -- wie oft die Ausgabe anfällt, in einem lesbaren Format angezeigt (zum Beispiel "Monatlich", "Alle 3 Monate").
• Betrag -- die Kosten pro Vorkommnis, formatiert in der Währung Ihres Vereins.

Sie können Ausgaben mithilfe der Filtersteuerung nach Typ filtern und mit der Suchleiste nach bestimmten Ausgaben suchen.

Eine Ausgabe bearbeiten

Klicken Sie auf das Aktionsmenü einer beliebigen Ausgabenzeile, um die Details in der Schnellansicht zu öffnen. Von dort aus können Sie Titel, Betrag, Häufigkeit, Kategorie oder Enddatum aktualisieren.

Eine Ausgabe beenden

Wenn eine wiederkehrende Kostenstelle entfällt (zum Beispiel bei einem Umzug in eine neue Trainingsstätte), setzen Sie ein Enddatum für die Ausgabe. Omoplata stellt die Transaktionsgenerierung nach diesem Datum ein. Die Ausgabe und ihre historischen Transaktionen bleiben für Ihre Unterlagen im System.

Ausgabenkategorien

Wiederkehrende Ausgaben verwenden dasselbe Transaktionskategoriesystem wie alle anderen Transaktionen. Gängige Ausgabenkategorien für Kampfsportvereine sind:

• Miete -- Trainingsraum, Bürofläche, Lager.
• Versicherung -- Haftpflichtversicherung, Geräteversicherung.
• Nebenkosten -- Strom, Wasser, Heizung, Internet.
• Ausstattung -- Matten, Sandsäcke, Trainingsausrüstung, Reinigungsmaterial.
• Software -- Verwaltungssoftware, Webhosting, Zahlungsabwicklung.
• Marketing -- Werbung, Social Media, Druckmaterialien.
• Gehälter -- Trainergehälter, Verwaltungspersonal.

Jede Kategorie hat einen Typ (Ausgabe), einen Namen und einen Standard-Mehrwertsteuersatz. Sie können benutzerdefinierte Kategorien in den Transaktionskategorie-Einstellungen erstellen, um sie an die spezifische Kostenstruktur Ihres Vereins anzupassen.

Auswirkung auf den Finanzüberblick

Wiederkehrende Ausgaben fließen direkt in die Transaktionsstatistiken ein, die am oberen Rand der Transaktionsseite angezeigt werden. Die vier Kennzahlen berücksichtigen sowohl Einnahmen als auch Ausgaben:

• Einnahmen -- Gesamte Mitgliedsbeiträge und sonstige Einnahmen in diesem Monat.
• Ausgaben -- Gesamte wiederkehrende Ausgaben und sonstige laufende Kosten in diesem Monat.
• Netto -- Einnahmen minus Ausgaben, zeigt Ihren tatsächlichen Gewinn oder Verlust.
• Anzahl -- Gesamtzahl aller Transaktionen (Einnahmen und Ausgaben zusammen).

Indem Sie Ihre Ausgaben neben Ihren Einnahmen erfassen, erhalten Sie eine genaue Nettokennzahl, die Ihnen zeigt, ob Ihr Verein profitabel wirtschaftet. Dies ist besonders nützlich, um saisonale Schwankungen zu verfolgen -- zum Beispiel wenn die Mitgliedschaftseinnahmen während der Sommerferien sinken, die Miete aber gleich bleibt.