SEPA-Lastschrift - Omoplata Docs

SEPA (Single Euro Payments Area) Lastschrift ermöglicht es Ihrem Verein, Mitgliedsbeiträge und andere Gebühren direkt von den Bankkonten der Mitglieder einzuziehen. Anstatt darauf zu warten, dass Mitglieder manuell zahlen, erstellen Sie eine Stapeldatei mit allen ausstehenden Rechnungen und laden diese bei Ihrer Bank zum automatischen Einzug hoch. Dies ist die gängigste Zahlungsmethode für Vereine im SEPA-Raum (EU, EWR, Schweiz und Großbritannien).

So funktioniert der SEPA-Einzug

Der SEPA-Workflow in Omoplata folgt diesen Schritten:

Transaktionen und Rechnungen werden erstellt -- Omoplata erzeugt Belastungen aus aktiven Mitgliedschaften und fasst sie in Rechnungen zusammen.
Sie erstellen eine SEPA-XML-Datei -- auf der SEPA-Seite erstellen Sie eine Stapeldatei, die alle ausstehenden, einzugsbereiten Rechnungen enthält.
Sie laden die Datei herunter und bei Ihrer Bank hoch -- die erstellte XML-Datei wird heruntergeladen und über das Online-Banking-Portal Ihrer Bank oder die FinTS-Integration hochgeladen.
Die Bank verarbeitet die Lastschriften -- Ihre Bank belastet am angegebenen Fälligkeitsdatum das Konto jedes Mitglieds.
Rechnungen werden als bezahlt markiert -- entweder automatisch nach einer konfigurierbaren Wartezeit oder wenn Sie die Zahlung manuell bestätigen.

SEPA-XML-Dateien erstellen

Navigieren Sie zu Finanzen > SEPA, um Ihre SEPA-Dateien zu verwalten. So erstellen Sie einen neuen Stapel:

Klicken Sie auf den Erstellen-Button. Omoplata sammelt alle ausstehenden Rechnungen, die für den SEPA-Einzug bereit sind.
Das System erstellt eine SEPA-XML-Datei im Standardformat für Lastschrifteinzüge.
Alle enthaltenen Rechnungen wechseln von Ausstehend zu Wartet auf Versand.
Laden Sie die XML-Datei herunter und übermitteln Sie sie an Ihre Bank.

Jede SEPA-Datei enthält:

Die Anzahl der enthaltenen Transaktionen.
Den Gesamtbetrag über alle Transaktionen.
Die Gläubigerdaten Ihres Vereins.

SEPA-Sequenztypen

Wenn Omoplata eine SEPA-Datei erstellt, prüft das System, ob jedes Mandat bereits verwendet wurde:

FRST (Erstmalig) -- wird für die allererste Lastschrift unter einem neuen Mandat verwendet.
RCUR (Wiederkehrend) -- wird für alle nachfolgenden Lastschriften unter demselben Mandat verwendet.

Diese Unterscheidung wird vom SEPA-Verfahren vorgeschrieben und automatisch gehandhabt.

SEPA-Datei-Status

Jede SEPA-XML-Datei hat einen Status, der anzeigt, wo sie sich im Prozess befindet:

Status	Bedeutung
Ausstehend	Datei wurde erstellt, aber noch nicht an die Bank übermittelt.
Hochgeladen	Datei wurde zur Verarbeitung an die Bank übermittelt.
Verarbeitet	Die Bank hat die Verarbeitung der Datei bestätigt.
Fehler	Ein Problem ist aufgetreten, das manuelle Eingriffe erfordert.

Eine Datei als hochgeladen markieren

Nachdem Sie die XML-Datei bei Ihrer Bank hochgeladen haben, kehren Sie zu Omoplata zurück und markieren Sie die Datei als hochgeladen. Dadurch wird:

Der Dateistatus auf Hochgeladen geändert und der Upload-Zeitstempel festgehalten.
Alle zugehörigen Rechnungen von Wartet auf Versand auf An Bank gesendet gesetzt.
Alle zugehörigen Transaktionen auf An Bank gesendet aktualisiert.

Automatische Verarbeitung

Omoplata enthält einen Fallback-Mechanismus für Banken, die keine explizite Bestätigung erfolgreicher Lastschriften senden. Nach einer konfigurierbaren Wartezeit (Standard: 5 Tage nach dem Fälligkeitsdatum) führt Omoplata automatisch folgende Schritte aus:

Die SEPA-Datei wird als Verarbeitet markiert.
Alle zugehörigen Rechnungen werden als Bezahlt markiert.
Alle zugehörigen Transaktionen werden abgeschlossen.

Nur Dateien, bei denen alle Zahlungsfälligkeitsdaten älter als die Wartezeit sind, werden auf diese Weise verarbeitet.

Warum 5 Tage?

Die Standard-Wartezeit von 5 Tagen gibt der Bank genügend Zeit, die Lastschriften zu verarbeiten und etwaige Rücklastschriften einzureichen. Wenn keine Rückgabedatei hochgeladen wurde, die auf einen Fehler hinweist, geht das System davon aus, dass die Zahlung erfolgreich war. Sie können diesen Zeitraum in Ihren SEPA-Zahlungseinstellungen anpassen.

Eine SEPA-Datei löschen

Wenn Sie einen Stapel vor dem Hochladen bei der Bank stornieren müssen, können Sie die SEPA-Datei löschen. Dadurch werden alle enthaltenen Rechnungen von Wartet auf Versand zurück auf Ausstehend gesetzt, sodass sie in einem zukünftigen Stapel berücksichtigt werden können.

Nur vor dem Hochladen löschen

Löschen Sie eine SEPA-Datei nur, wenn Sie sie noch nicht bei Ihrer Bank eingereicht haben. Wenn Sie die Datei bereits übermittelt haben und stornieren müssen, wenden Sie sich direkt an Ihre Bank.

Rücklastschriften verarbeiten

Wenn eine SEPA-Lastschrift fehlschlägt (zum Beispiel wegen unzureichender Deckung, eines geschlossenen Kontos oder eines Mandatswiderspruchs), stellt Ihre Bank eine Rückgabedatei bereit. Omoplata unterstützt das Hochladen von CAMT-Rückgabedateien, um diese Fehlschläge zu verarbeiten.

Eine CAMT-Rückgabedatei hochladen

Laden Sie die Rückgabedatei von Ihrer Bank herunter (CAMT.054-Format).
Klicken Sie auf der SEPA-Seite auf den Button zum Hochladen von Rückgabedateien.
Omoplata liest die Rückgabedatei, identifiziert die betroffenen Rechnungen und setzt deren Status auf Erneuter Versuch ausstehend.
Die zugehörigen Transaktionen werden als Fehlgeschlagen markiert.

Omoplata verfolgt jede hochgeladene Rückgabedatei, um sicherzustellen, dass dieselbe Datei nicht doppelt verarbeitet wird.

Gebühren für fehlgeschlagene Zahlungen

Wenn eine SEPA-Lastschrift unbezahlt zurückgegeben wird, können Sie dem Mitglied eine zusätzliche Gebühr berechnen, um die Bankkosten zu decken. Der Gebührenbetrag wird unter Einstellungen > Abrechnung konfiguriert. Diese Gebühr wird automatisch bei der Verarbeitung einer Rücklastschrift hinzugefügt.

SEPA-Mandate verwalten

Ein SEPA-Mandat ist die Ermächtigung eines Mitglieds, die Ihrem Verein erlaubt, sein Bankkonto zu belasten. Jedes Mandat wird zusammen mit der Zahlungsmethode des Mitglieds gespeichert und enthält:

IBAN -- die Kontonummer des Mitglieds.
Kontoinhaber -- der Name auf dem Bankkonto.
BIC -- die Bankleitzahl (optional, da sie aus der IBAN ermittelt werden kann).
Mandatsdatum -- das Datum, an dem das Mitglied die Ermächtigung unterschrieben hat.

Zahlungsdaten aktualisieren

Wenn sich die Bankdaten eines Mitglieds ändern, können Sie diese über den Schnellansicht-Dialog aktualisieren. Die Aktualisierung erstellt eine neue Zahlungsmethode und ein neues Mandat und deaktiviert die alten. Alle bestehenden Mitgliedschaften, die die alte Zahlungsmethode verwenden, werden automatisch auf die neue umgestellt.

BIC-Abfrage

Wenn Sie eine IBAN eingeben, versucht Omoplata den BIC automatisch über den OpenIBAN-Service zu ermitteln. Wenn die Abfrage fehlschlägt (zum Beispiel aufgrund eines Netzwerkproblems), bleibt der BIC leer und wird später im Hintergrund aufgelöst. Ein fehlender BIC hindert Sie nicht daran, die Zahlungsmethode zu speichern.

Mandats-Lebenszyklus

Wenn eine neue SEPA-Zahlungsmethode erstellt wird, wird ein neues Mandat mit dem aktuellen Datum ausgestellt.
Die erste Lastschrift unter einem neuen Mandat verwendet den Sequenztyp FRST.
Alle nachfolgenden Lastschriften verwenden den Sequenztyp RCUR.
Wenn Zahlungsdaten aktualisiert werden, wird ein neues Mandat erstellt und das alte deaktiviert.