Fehlgeschlagene Zahlungen behandeln

Zahlungsausfaelle kommen vor -- das Bankkonto eines Mitglieds hat nicht genug Deckung, ein Mandat ist abgelaufen oder die Bankdaten haben sich geaendert. Diese Anleitung fuehrt Sie durch das Erkennen von Ausfaellen, die Nutzung des Mahnsystems fuer Zahlungserinnerungen und die Klaerung offener Rechnungen.

Schritt 1: Fehlgeschlagene Zahlungen erkennen

Es gibt mehrere Stellen in Omoplata, an denen fehlgeschlagene Zahlungen sichtbar werden.

SEPA-Ruecklastschriften

Wenn eine SEPA-Lastschrift von der Bank unbezahlt zurueckgegeben wird:

1. Laden Sie die CAMT-Ruecklastschriftdatei von Ihrer Bank hoch (siehe SEPA-Lastschriften verarbeiten).
2. Nach der Verarbeitung wechseln betroffene Rechnungen in den Status Wiederholung ausstehend.
3. Zugehoerige Transaktionen werden als fehlgeschlagen markiert.
4. Eine Ruecklastschriftgebuehr wird dem Konto des Mitglieds belastet (falls konfiguriert).

Das Mahn-Dashboard

1. Navigieren Sie zu Finanzen > Mahnwesen.
2. Diese Seite listet alle Mitglieder mit ueberfaelligen Rechnungen auf.
3. Fuer jedes Mitglied sehen Sie:
   • Name und Kontaktdaten.
   • Anzahl und Gesamtbetrag der ueberfaelligen Rechnungen.
   • Faelligkeitsdaten der aeltesten unbezahlten Rechnungen.
   • Verlauf der bereits gesendeten Mahnungen.

Rechnungsliste

1. Gehen Sie zu Finanzen > Rechnungen.
2. Filtern Sie nach Status: Ueberfaellig, Wiederholung ausstehend oder Ausstehend.
3. Pruefen Sie die Liste auf Rechnungen, die Aufmerksamkeit erfordern.

Warnungen im Mitgliedsprofil

Ein rotes Kreditkartensymbol erscheint in der Mitgliederliste neben jedem Mitglied, das eine aktive Mitgliedschaft, aber keine hinterlegte Zahlungsmethode hat. Dies geht haeufig mit Zahlungsausfaellen einher, wenn die vorhandene Zahlungsmethode nach einer fehlgeschlagenen Lastschrift deaktiviert wurde.

Schritt 2: Das Mahnverfahren verstehen

Mahnwesen ist der Prozess des Versendens eskalierender Zahlungserinnerungen fuer ueberfaellige Rechnungen. Omoplata unterstuetzt vier Stufen, jede mit eigener Gebuehr und Zustellmethode.

Mahnstufen

Zeitplanung

• Die erste Erinnerung wird eine konfigurierbare Anzahl von Tagen nach dem Faelligkeitsdatum der Rechnung gesendet (Standard: 14 Tage).
• Folgende Mahnungen werden in einem konfigurierbaren Abstand ab dem tatsaechlichen Versanddatum der vorherigen Mahnung gesendet (Standard: 14 Tage).
• Der Abstand wird ab dem tatsaechlichen Versanddatum gemessen, nicht ab dem Faelligkeitsdatum der Rechnung. Wenn eine Mahnung verspaetet gesendet wird, folgt die naechste trotzdem nach dem vollen Intervall.

Schritt 3: Automatisches Mahnwesen aktivieren (empfohlen)

Das automatische Mahnwesen prueft taeglich auf ueberfaellige Rechnungen und versendet Mahnungen gemaess Ihren Zeitregeln.

1. Gehen Sie zu Ihren Mahneinstellungen.
2. Aktivieren Sie den Schalter Automatisches Mahnwesen aktiviert.
3. Konfigurieren Sie die Zeitplanung:
   • Tage bis zur ersten Erinnerung -- Tage nach dem Faelligkeitsdatum der Rechnung bis zur ersten Erinnerung (Standard: 14).
   • Mahnintervall -- Tage zwischen aufeinanderfolgenden Mahnungen (Standard: 14).
4. Konfigurieren Sie die Gebuehr fuer jede Stufe.
5. Konfigurieren Sie die Zustellmethode fuer jede Stufe (nur E-Mail, E-Mail + Post oder E-Mail + Einschreiben).
6. Speichern Sie Ihre Einstellungen.

Wenn aktiviert, fuehrt Omoplata taeglich automatisch folgende Schritte durch:

1. Alle ueberfaelligen Rechnungen finden.
2. Pruefen, ob seit der letzten Mahnung (oder seit dem Faelligkeitsdatum fuer die erste Erinnerung) genug Zeit vergangen ist.
3. Rechnungen nach Zahler gruppieren.
4. Mahnungen auf der entsprechenden Stufe versenden.
5. Zustellstatus erfassen und die Mahnstufe jeder Rechnung erhoehen.

Schritt 4: Mahnungen manuell versenden

Auch bei aktiviertem automatischem Mahnwesen koennen Sie jederzeit manuell Mahnungen versenden.

1. Gehen Sie zu Finanzen > Mahnwesen.
2. Suchen Sie das Mitglied mit ueberfaelligen Rechnungen.
3. Waehlen Sie die Rechnungen aus, die in die Mahnung aufgenommen werden sollen.
4. Klicken Sie auf Senden.
5. Die Mahnung wird auf der entsprechenden Stufe gesendet, basierend auf der hoechsten Stufe unter den ausgewaehlten Rechnungen.

Mahn-Liste filtern

Die Mahnseite unterstuetzt drei Ansichten:

• Alle -- jedes Mitglied mit ueberfaelligen Rechnungen.
• Keine Mahnung -- Mitglieder, die noch keine Mahnung erhalten haben.
• Gesendet -- Mitglieder, denen bereits mindestens eine Mahnung gesendet wurde.

Sie koennen auch nach Mitgliedsname, E-Mail oder Rechnungsnummer suchen.

Schritt 5: Mit dem Mitglied Kontakt aufnehmen

Nach dem Versand einer Mahnung muessen Sie moeglicherweise persoenlich nachfassen:

Zahlungsdaten aktualisieren

Wenn der Fehlschlag durch falsche oder abgelaufene Bankdaten verursacht wurde:

1. Gehen Sie zum Profil des Mitglieds und oeffnen Sie den Reiter Zahlungsmethoden.
2. Klicken Sie auf Verwalten bei der SEPA-Zahlungsmethode.
3. Geben Sie die aktualisierte IBAN und den Kontoinhaber ein.
4. Ein neues Mandat wird mit dem aktuellen Datum erstellt. Die alte Zahlungsmethode wird deaktiviert.
5. Alle aktiven Mitgliedschaften werden automatisch auf die neue Zahlungsmethode umgestellt.

Alternativ koennen Sie das Mitglied anweisen, seine Zahlungsdaten ueber das Mitgliederportal zu aktualisieren, sofern Ihre Einstellungen die Selbstverwaltung der Zahlungsmethode erlauben.

Mitglied kontaktieren

Nutzen Sie die Nachrichtenfunktion oder nehmen Sie per E-Mail oder Telefon Kontakt auf, um die Situation zu besprechen. Haeufige Gruende fuer fehlgeschlagene Zahlungen sind:

• Unzureichende Deckung -- das Mitglied benoetigt moeglicherweise eine Aenderung des Zahlungstermins.
• Geaendertes Bankkonto -- das Mitglied muss neue IBAN-Daten bereitstellen.
• Mandatsprobleme -- das Mitglied muss das SEPA-Mandat moeglicherweise erneut autorisieren.

Schritt 6: Rechnung klaeren

Sobald die Zahlungssituation geklaert ist, aktualisieren Sie den Rechnungsstatus:

Das Mitglied zahlt

1. Gehen Sie zu Finanzen > Rechnungen und suchen Sie die ueberfaellige Rechnung.
2. Aendern Sie den Status auf Bezahlt.
3. Transaktionen werden abgeschlossen und ein Zahlungsdatensatz wird erstellt.

Wenn das Mitglied per Ueberweisung zahlt und Sie die FinTS-Integration nutzen, kann die Zahlung automatisch zugeordnet werden. Siehe Bankanbindung.

SEPA-Einzug wiederholen

Wenn das Mitglied seine Zahlungsdaten aktualisiert hat und Sie erneut per SEPA einziehen moechten:

1. Stellen Sie sicher, dass der Rechnungsstatus Ausstehend oder Wiederholung ausstehend ist.
2. Die Rechnung wird in die naechste von Ihnen generierte SEPA-XML-Datei aufgenommen.
3. Folgen Sie dem normalen SEPA-Ablauf (siehe SEPA-Lastschriften verarbeiten).

Rechnung abschreiben

Falls die Rechnung uneinbringlich ist:

1. Aendern Sie den Status auf Storniert (kann spaeter reaktiviert werden) oder Ungueltig (endgueltig).
2. Die zugehoerigen Transaktionen werden entsprechend aktualisiert.

Schritt 7: Bei Bedarf eskalieren

Wenn das Mahnverfahren nicht zur Zahlung fuehrt, ist der typische Eskalationsweg:

1. Stufe 1 -- freundliche E-Mail-Erinnerung. Keine Gebuehr.
2. Stufe 2 -- erste Mahnung mit einer geringen Verspaetungsgebuehr.
3. Stufe 3 -- zweite Mahnung per E-Mail und Postbrief. Hoehere Gebuehr.
4. Stufe 4 -- letzte Mahnung per E-Mail und Einschreiben. Dies liefert einen rechtlichen Zustellnachweis.
5. Inkasso -- wenn die letzte Mahnung unbeantwortet bleibt, koennen Sie den Fall an ein Inkassounternehmen uebergeben. Mindestens eine formelle Mahnung muss versendet worden sein und deren Frist muss abgelaufen sein, bevor eskaliert wird.

Trends bei fehlgeschlagenen Zahlungen beobachten

Behalten Sie die Zahlungsgesundheit an mehreren Stellen im Blick:

• Dashboard -- das Dashboard zeigt aktuelle Transaktionen und Finanzzusammenfassungen.
• Mitgliederliste -- die Filter "Gefaehrdet" und "Zahlungsverzug" helfen bei der Identifizierung von Mitgliedern mit Zahlungsproblemen.
• Rechnungsstatistiken -- die monatliche Zusammenfassung am oberen Rand der Rechnungsseite zeigt ausstehende Betraege.
• Mahn-Dashboard -- eine eigene Ansicht aller ueberfaelligen Faelle und deren Mahnverlauf.

Naechste Schritte

• SEPA-Lastschriften verarbeiten -- erneuter Einzug nach Klaerung von Zahlungsproblemen.
• Rechnungen generieren -- den Abrechnungszyklus verstehen.
• Mitgliedschaften verwalten -- Mitgliedschaftsaenderungen im Zusammenhang mit Zahlungsverzug handhaben.

Die vollstaendige Referenz zum Mahnsystem finden Sie unter Mahnwesen. Fuer die Rechnungsverwaltung siehe Rechnungen.