Rechnungen generieren

Rechnungen sind Zahlungsaufforderungen an Ihre Mitglieder. Omoplata generiert sie automatisch, wenn Mitgliedschaftsbuchungen erstellt werden, sodass Sie in den meisten Faellen keine Rechnungen manuell erstellen muessen. Diese Anleitung erklaert, wie der Abrechnungszyklus funktioniert und wie Sie Rechnungen bei Bedarf verwalten.

Wie die automatische Abrechnung funktioniert

Omoplata verarbeitet taeglich alle aktiven Mitgliedschaften und generiert Transaktionen und Rechnungen automatisch.

Der taegliche Abrechnungszyklus

Jeden Tag fuehrt Omoplata folgende Schritte durch:

1. Identifikation aller Zahler aktiver Mitgliedschaften.
2. Pruefung jeder Mitgliedschaft, fuer die sie verantwortlich sind.
3. Feststellung, ob eine Buchung faellig ist, basierend auf dem Abrechnungsplan der Mitgliedschaft (definiert durch die Abrechnungshaeufigkeit des Plans).
4. Erstellung einer Transaktion fuer jede faellige Buchung, die den geschuldeten Betrag darstellt.
5. Erstellung einer Rechnung, die die Transaktionen fuer den Zahler buendelt -- mit eindeutiger ID, Bezeichnung, Gesamtbetrag und Faelligkeitsdatum.

Rechnungsdetails

Jede automatisch generierte Rechnung enthaelt:

• Eine eindeutige Nummer mit Praefix (zum Beispiel INV-1000042).
• Eine Bezeichnung, die aus den Titeln aller enthaltenen Transaktionen zusammengesetzt ist, verbunden mit einem +-Zeichen (auf 140 Zeichen gekuerzt fuer SEPA-Kompatibilitaet).
• Den Nettobetrag, die Mehrwertsteuer und den Bruttobetrag.
• Ein Faelligkeitsdatum, berechnet aus dem Buchungsdatum plus der konfigurierten Zahlungsfrist.
• Einzelposten, die den jeweiligen Transaktionen entsprechen.

Rechnungen anzeigen

1. Navigieren Sie zu Finanzen > Rechnungen in der Seitenleiste.
2. Die Rechnungsliste zeigt alle Rechnungen mit ID, Mitgliedsname, Betrag, Faelligkeitsdatum und Status.
3. Nutzen Sie die Suchleiste, um Rechnungen nach ID, Mitgliedsname oder Beschreibung zu finden.
4. Klicken Sie auf eine beliebige Rechnung, um die vollstaendigen Details einschliesslich Einzelposten und Statusverlauf einzusehen.

Rechnungsstatistiken

Am oberen Rand der Rechnungsseite zeigt ein Zusammenfassungs-Widget die wichtigsten Kennzahlen fuer den aktuellen Monat:

• Gesamt faellig -- der Gesamtbetrag aller in diesem Monat faelligen Rechnungen.
• Bezahlt -- der bereits eingezogene Betrag.
• Ausstehend -- der Betrag, der noch auf Zahlung wartet.
• Anzahl -- die Gesamtanzahl der Rechnungen fuer den Monat.

Rechnungsstatus verstehen

Rechnungen durchlaufen einen definierten Lebenszyklus. Der Status bestimmt, welche Aktionen verfuegbar sind.

Rechnungsstatus manuell aendern

1. Navigieren Sie zu Finanzen > Rechnungen und waehlen Sie die Rechnung aus.
2. Oeffnen Sie das Status-Dropdown, das nur die gueltigen Uebergaenge vom aktuellen Status anzeigt.
3. Waehlen Sie den neuen Status.
4. Omoplata aktualisiert automatisch alle zugehoerigen Transaktionen entsprechend:
   • Bezahlt -- Transaktionen werden als abgeschlossen markiert, ein Zahlungsdatensatz wird erstellt.
   • Ausstehend -- Transaktionen werden auf "in Rechnung gestellt" zurueckgesetzt.
   • Storniert -- Transaktionen werden als storniert markiert.
   • Ueberfaellig -- Transaktionen werden als ueberfaellig markiert.
   • Angehalten -- Transaktionen bleiben als "in Rechnung gestellt", aber die Rechnung ist angehalten.

Rechnung manuell als bezahlt markieren

Fuer Zahlungsmethoden wie Barzahlung oder Ueberweisung, bei denen Omoplata die Zahlung nicht automatisch erkennen kann:

1. Gehen Sie zu Finanzen > Rechnungen und suchen Sie die Rechnung.
2. Aendern Sie den Status auf Bezahlt.
3. Das System erstellt einen Zahlungsdatensatz und markiert zugehoerige Transaktionen als abgeschlossen.

Wenn Ihr Verein die FinTS-Bankanbindung nutzt, koennen eingehende Ueberweisungen automatisch Rechnungen zugeordnet werden. Siehe Bankanbindung fuer Details.

Nullbetrags-Rechnungen

Falls eine Mitgliedschaftsbuchung eine Rechnung mit Nullbetrag ergibt (zum Beispiel waehrend eines kostenlosen Probezeitraums), wird die Rechnung automatisch als bezahlt markiert und ihre Transaktionen werden abgeschlossen. Weder von Ihnen noch vom Mitglied ist eine Aktion erforderlich.

Anteilige Rechnungen

Wenn eine Mitgliedschaft mitten in einem Abrechnungszeitraum beginnt, generiert Omoplata eine anteilige Rechnung fuer den Teilzeitraum. Zum Beispiel: Wenn eine Mitgliedschaft am 3. Juni beginnt und die erste regulaere Buchung am 1. Juli faellig ist, deckt eine anteilige Rechnung den Zeitraum vom 3. bis 30. Juni ab.

Rueckdatierte Mitgliedschaften

Wenn eine Mitgliedschaft mit einem Startdatum in der Vergangenheit erstellt wird:

• Liegt das Startdatum mehr als einen Abrechnungszeitraum zurueck, werden alle historischen Buchungen sofort generiert, damit die Abrechnungshistorie vollstaendig ist.
• Liegt das Startdatum innerhalb des aktuellen Abrechnungszeitraums, wird nur eine anteilige Buchung erstellt.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Abrechnungshistorie korrekt ist, unabhaengig davon, wann die Mitgliedschaft tatsaechlich im System erfasst wurde.

Zahlungsversuche und Wiederholungen

Wenn eine SEPA-Lastschrift fehlschlaegt und die Rechnung in den Status Wiederholung ausstehend wechselt, wird die Rechnungsnummer mit einem Zaehler versehen:

• Erster Versuch: INV-1000042
• Nach dem ersten Fehlschlag: INV-1000042-1
• Nach dem zweiten Fehlschlag: INV-1000042-2

So laesst sich leicht erkennen, wie oft der Einzug fuer eine bestimmte Rechnung versucht wurde.

Rechnungs-PDFs herunterladen

1. Klicken Sie in der Rechnungsliste oder im Mitgliedsprofil auf den Download-Link neben einer Rechnung.
2. Ein PDF wird generiert und heruntergeladen, das alle Rechnungsdetails, Einzelposten und das Branding Ihres Vereins enthaelt.

Mitglieder koennen ihre eigenen Rechnungen auch im Abrechnungsbereich des Mitgliederportals herunterladen. Das Portal zeigt die fuenf neuesten Transaktionen an, und jede mit einer zugehoerigen Rechnung hat einen Download-Link.

Rechnungen und der SEPA-Workflow

Wenn Ihr Verein SEPA-Lastschrift verwendet, durchlaufen Rechnungen einen bestimmten Ablauf:

1. Ausstehend -- Rechnung wurde erstellt und wartet auf den naechsten SEPA-Stapel.
2. Wartet auf Versand -- eine SEPA-XML-Datei wurde generiert, die diese Rechnung enthaelt (siehe SEPA-Lastschriften verarbeiten).
3. An Bank gesendet -- die SEPA-Datei wurde bei Ihrer Bank hochgeladen.
4. Bezahlt -- die Bank hat die Lastschrift verarbeitet (oder der automatische Fallback hat die Zahlung bestaetigt).

Wenn eine SEPA-Datei vor dem Hochladen geloescht wird, wechseln die Rechnungen von "Wartet auf Versand" zurueck zu "Ausstehend" und koennen in einen zukuenftigen Stapel aufgenommen werden.

Naechste Schritte

• SEPA-Lastschriften verarbeiten -- erfahren Sie, wie Sie ausstehende Rechnungen per SEPA einziehen.
• Fehlgeschlagene Zahlungen behandeln -- verwalten Sie Rechnungen, bei denen der Einzug fehlgeschlagen ist.
• Mitgliedschaften verwalten -- verstehen Sie, wie sich Mitgliedschaftsaenderungen auf die Abrechnung auswirken.

Die vollstaendige Referenz zu Rechnungsstatus und -verhalten finden Sie unter Rechnungen.